Dès que nous sommes informé de la consignation, nous adressons aux parties une convocation. La lettre recommandée n’est pas l’unique moyen de convocation et l’article 160 du NCPC précise expressément que les parties défaillantes sont convoquées par lettre simple. Il n’est pas illégal de convoquer par billet remis à l’avocat. La télécopie et le courrier électronique, sans offrir toutes les garanties juridiques de la lettre recommandée, sont des moyens surs. Un délai de quinze jours, entre la convocation et la réunion, est recommandé par le Tribunal de Grande Instance de Paris.
Sauf cas particulier, nous prenons contact avec les avocats pour recueillir leurs convenances avant de fixer la date et ne convoquons pas directement les parties. Les périodes de pont et de vacances ne justifient pas le report des convocations et on ne peut nous reprocher de recevoir les parties dans les moments où nous ne sommes pas trop sollicité par notre activité professionnelle car l’expertise n’est pas une profession. Cependant nous ne convoquons pas, sauf extrême urgence, pendant le mois d’août.
En général, le premier rendez-vous d’expertise a lieu à notre cabinet si le nombre des participants le permet. Dans le cas contraire, le lieu est choisi pour minimiser les frais de déplacement.
Il est de bon usage que la partie chez laquelle se tient une réunion propose un café ou un rafraîchissement à celles qui se sont déplacées. Lorsque la réunion doit se prolonger aux heures des repas, la partie prévoit une collation rapide prise si possible sur place. L’expert ne peut assister à un repas pris en commun qu’à la condition que toutes les parties soient présentes. C’est à l’expert de régler ses frais de déplacement, y compris, le cas échéant, sa quote-part de la collation.