La première réunion est l’une des plus importantes. Pour la préparer utilement, les parties auront adressé à l’expert, au moins huit jours avant, leur entier dossier.
Une feuille de présence est remplie par chacun des participants qui précise ses nom, prénom et qualité, avant d’entrer dans la salle de réunion. Les collaborateurs d’avocat y mentionnent leur nom. Les réunions commencent à l’heure. Nous n’acceptons à nos réunions que les parties présentes à l’instance ou intervenant volontairement après un acte de procédure. Les représentants ou experts des compagnies d’assurances ne peuvent intervenir ès qualité sans cet acte. Rien ne leur interdit en revanche d’assister leur assuré avec son accord.
Avant même de lire la mission confiée par la Juridiction, nous abordons systématiquement les motifs éventuels de récusation et recueillons s’il y a lieu les observations des parties. Le Juge est saisi s’il y a lieu.
Puis, après avoir procédé à la lecture de la mission, nous la commentons en fonction du cas d’espèce. L’avis des parties est sollicité sur notre lecture.
La parole est ensuite passée au demandeur à l’expertise pour exposer ses griefs et, le cas échéant, donner une première évaluation de son préjudice. En informatique, l’expertise ne peut commencer qu’après un énoncé précis des griefs, pour éviter qu’au fur et à mesure de l’avancement des constatations et en fonction des circonstances, le demandeur ne découvre de nouveaux griefs dont il n’avait pas fait état jusque là.
Le défendeur répond ensuite aux griefs formulés.
Chacun s’exprime en s’adressant à l’expert qui mène les débats et non pas à l’adversaire, de manière à éviter toute polémique.
Nous examinons les possibilités de mises en cause d’autres parties comme les compagnies d’assurances ou les autres prestataires et fournisseurs du matériel.
Puis, nous fixons le calendrier des opérations, l’inventaire des pièces et éléments techniques à produire par les parties, la méthode expertale applicable au cas d’espèce. L’opportunité d’interroger des sachants est examinée, de même que l’appel à un sapiteur ou à un laboratoire. Lorsqu’une partie n’est pas assistée d’un avocat nous rappelons la règle du contradictoire et la procédure à respecter pour nous transmettre des pièces.
D’une manière générale, nous prenons des notes au cours des réunions, mais nous n’adressons pas de compte-rendu.
Parmi les éléments dont la production est demandée, nous attachons une importance toute particulière à l’état des griefs et au protocole destiné à les matérialiser in situ. Ce document, établi par le demandeur, récapitule pour chaque dysfonctionnement sa description succincte, le contexte de son apparition et les manipulations à opérer sur le système informatique pour le mettre en évidence. Il doit nous parvenir au moins huit jours avant le deuxième accedit.