Une expertise s'organise autour de plusieurs réunions ou accedits.

Une ou plusieurs réunions seront consacrées à l’examen des préjudices si ce point fait partie de la mission. On rappellera que le préjudice n’est indemnisable que s’il est certain et si un lien de causalité directe peut être établi avec le grief allégué. Il convient de présenter son préjudice en se plaçant au moment de l’exploit introductif d’instance et en l’étayant avec des pièces comptables probantes.
Il peut arriver au cours des réunions d’expertise que nous exprimions prématurément une opinion péremptoire sur certains aspects des constatations. Celle-ci n’est pas à prendre au pied de la lettre car nous pouvons changer d’avis en fonction du résultat de nouvelles investigations. Il peut s’agir également de l’expression d’un point de vue extrême destinée à pousser les parties dans leurs derniers retranchements, si les éléments techniques du dossier n’apparaissent pas suffisamment probants. Cette façon de procéder n’est pas toujours appréciée des parties, mais elle peut permettre de débloquer une expertise mal engagée voire de suggérer une transaction. Les parties doivent donc se garder de toute supputation avant le dernier accedit au cours duquel nous exprimerons notre avis. L’informatique est abstraite et les corrections des dysfonctionnements ne laissent pas de trace visible. L’expert n’étant pas là au moment des faits, il peut arriver qu’il se livre à une véritable enquête pour les reconstituer. Chacun doit le comprendre, même s’il n’est pas toujours agréable d’être questionné sur des points précis.

Le deuxième rendez-vous
Il a lieu sur le site informatique. Le demandeur, reprenant l’état de ses griefs, procède alors à leur matérialisation en suivant le protocole établi. Au fur et à mesure de la démonstration, le défendeur formule ses observations.
Si le temps n’est pas suffisant, ces opérations seront poursuivies au cours des réunions suivantes. Les défendeurs pourront suggérer d’autres constatations pour infirmer éventuellement les allégations du demandeur.

La première réunion est l’une des plus importantes. Pour la préparer utilement, les parties auront adressé à l’expert, au moins huit jours avant, leur entier dossier.
Une feuille de présence est remplie par chacun des participants qui précise ses nom, prénom et qualité, avant d’entrer dans la salle de réunion. Les collaborateurs d’avocat y mentionnent leur nom. Les réunions commencent à l’heure. Nous n’acceptons à nos réunions que les parties présentes à l’instance ou intervenant volontairement après un acte de procédure. Les représentants ou experts des compagnies d’assurances ne peuvent intervenir ès qualité sans cet acte. Rien ne leur interdit en revanche d’assister leur assuré avec son accord.

Nous n’acceptons qu’exceptionnellement de reporter les réunions d’expertise dont les dates sont connues plusieurs semaines à l’avance. Chacun a ses contraintes et accepter le principe des reports ne peut que préjudicier à la marche générale des affaires. Lorsque l’on a une impossibilité personnelle, on doit chercher d’abord à se faire remplacer sans tout de suite solliciter le report de la réunion. Les avocats empêchés se feront remplacer par un membre de leur cabinet.